Секрети управління часом

Рано чи пізно сучасна людина міста постає перед проблемою: хочеться зробити дуже багато справ, але часу − нуль. Із браком часу ми всі знайомі дуже тісно: не встигаємо підготуватися до практичного заняття в університеті, запізнюємося на зустріч, допізна засиджуємося на роботі, не вистачає часу на сім’ю, дозвілля, спорт тощо.

Як же оптимізувати свій час так, щоб встигати по максимуму, при цьому не забуваючи про відпочинок і здоровий сон?

Перш за все, запам’ятайте, що всі успішні люди вирізняються однією спільною якістю − продуктивністю. Звичайно, вони багато працюють, але не просто знаходяться у процесі роботи, а якнайшвидше намагаються досягнути результату. Дні успішних людей бізнесу розписані ледь не щохвилинно: наради, зустрічі, переговори, відрядження…

Звичайно, щоб бути максимально продуктивним, слід грамотно розподіляти свій час. Очевидно, ви чули чимало разів про планування: щоденне, щомісячне, щоквартальне… Але щоразу відмахувалися, думаючи, що здатні впоратися без нього. Хоча для планування потрібно виділити час та терпляче подумати над проблемами, що накопичилися, але це справді того варте. Існує навіть спеціальне правило 6 “П”: Правильне Попереднє Планування Попереджує Погані Показники.

Насправді нам дуже складно розпланувати свій час у голові, адже не дивлячись постійно на годинник, усвідомити, скільки часу ви витратили на ту чи іншу частину роботи, нелегко. Саме тому виділіть окремий нотатник, який завжди буде з вами і почніть планування із визначення найбільш вагомих задач. Таким чином ви окреслите приблизну карту, на основі якої зможете скласти план на той чи інший період. В ідеалі ви повинні з вечора чітко розпланувати, що ви будете робити завтра.

Так ви підвищите свою продуктивність на 25%. Але слідкуйте за обсягом задач, адже, швидше за все, у вас накопичилося чимало завдань, які хочеться вирішити всі й одразу. Будьте терплячими і не навантажуйте себе одразу по максимуму, щоб уникнути розчарування у власних силах. Велику задачу не забувайте розподіляти на кілька підзадач, плануйте від більшого до меншого, від довготривалого до короткотривалого, від планів на життя до планів на день.

Хоча вам одразу буде складно зрозуміти, скільки займе часу вирішення конкретної задачі, але для початку визначте хоча б приблизні терміни. З часом робити це стане простіше. У цілому головним завданням тайм-менеджменту є вчасне виявлення пріоритетного завдання. Якщо вам складно визначити, яка справа важливіша, оцініть наслідки від її виконання або невиконання.

Якщо протягом дня виникла більш важлива справа, аніж ті, які ви прописали з вечора, перенесіть менш важливі завдання на наступний день, а головну справу поставте на початку списку. Ви будете більш ефективними, якщо виконуватимете одну справу від початку до кінця, адже якщо повертатися до справи кілька разів, то рівень вашої ефективності знизиться дуже відчутно. Тобто, якщо ви розпочали переклад документу, доробіть його до кінця, а не розбивайте його на кілька днів.